Documentez le processus de vente actuel et définissez le nouveau processus de vente, étape 3 – Comment mettre en place la relation client et créer une proximité avec vos clients? vous présente comment préparer vous même votre processus de commercialisation.
Des deux étapes précédentes, vous allez devoir définir votre nouveau processus. Pour ce faire, il est préférable de partir du processus existant, tenir compte des informations recueillies et du travail effectué à l’étape 2, pour arriver à la définition de votre nouveau processus.
Commencez donc par créer un organigramme de processus (ou carte de processus). La meilleure méthode pour documenter un processus est de le schématiser. Le format d’organigramme transversal est particulièrement utile pour présenter visuellement un processus multifonction. L’organigramme peut être préparé manuellement ou à l’aide d’un programme de création de la carte de processus. Vous pouvez aussi utiliser un traitement de texte et un tableur qui possède des fonctionnalités de cartographie. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de carte heuristique (mind mapping). Toutefois, les programmes conçus spécifiquement pour les besoins de dessin des organigrammes sont particulièrement bien adaptés à cette tâche.
Une fois que vous avez choisi votre outil, listez les activités clés de votre service commercial qui ont une incidence sur la relation avec le client. Vous l’aviez fait à l’étape 1. Pour être sûr que vous n’oubliez rien, préparez un tableau, dont la première ligne sera nommée « Entrée » et la dernière ligne « Sortie ». Dans les colonnes, ajoutez chacune des activités clés, et remplissez les entrées nécessaires pour avoir les sorties que vous attendez. Par exemple : pour un processus commercial, vous pouvez avoir les tâches suivantes : création du devis, relance du devis, traitement des commandes, livraison. Pour la tâche de relance des clients suite à l’envoi de devis, en entrée, vous pouvez avoir, l’obtention de la liste des clients qui ont obtenu un devis, puis en sortie, les quatre possibilités suivantes : les clients à qui renvoyer le devis, ceux qui passent commande, ceux qui sont à relancer (car non joignable), ceux qui rejettent votre offre. Chacune de ces sorties peuvent être des entrées d’autres tâches. Une fois que vous avez ce schéma, connectez les entrées, les tâches et les sorties avec des flèches pour indiquer la direction du flux de votre processus. Vous pouvez aussi réaliser cet exercice avec un mind mapping dans un premier temps.
Vous disposez du processus actuel de votre service commercial, il convient de reprendre la même chose pour définir votre nouveau processus en intégrant cette fois-ci les informations d’amélioration.
La semaine prochaine, la dernière étape sera abordée, entre temps, vous avez des choses à dire, alors allez-y !
